Comme j’en ai déjà parlé, il existe des soi-disant «coaches» pour presque tout. Mais je n’ai encore trouvé personne qui proposait ses services en tant que « coach de rédaction d’e-mails ». Je voudrais partager avec vous quelques conseils évidents, mais utiles pour rédiger un e-mail, cet outil dangereux que nous utilisons quotidiennement.

J’ai trouvé une bonne description dans l’article de Bruce Mayhew (qui fait en réalité la promotion de son programme sur la rédaction d’e-mail, à vous de décider si vous en avez besoin), je ne vais donc rien inventer, mais simplement proposer un résumé:

1. Saluez toujours la personne (bonjour/bonsoir). Passez cette étape si vous envoyez de nombreux e-mails le même jour, à la même personne.
2. Après avoir salué la personne, votre première phrase devrait contenir l’information principale. Vous pourrez, ensuite, fournir des informations complémentaires.

• Répondez toujours à un e-mail, surtout si la personne attend une information de votre part. Répondre est poli, c’est du temps bien utilisé et cela permet de nouer des relations.
• Soyez prudent en utilisant le « répondre à tous ». Si des personnes se trouvent dans le champ Cc, attendez un instant. Si l’information les concerne tous, utilisez « répondre à tous ». Dans le cas contraire, répondez uniquement aux personnes concernées.
• Si deux questions vous ont été posées, veillez à fournir deux réponses. Si vous avez besoin de plus de temps pour répondre à une des questions, répondez toujours à l’autre question et faites savoir à votre destinataire dans combien de temps vous lui ferez parvenir la deuxième réponse.
• Mettez votre e-mail en page. Utilisez les paragraphes et les puces abondamment.
• Attirez l’attention des destinataires en précisant l’objet de votre e-mail. Si l’objet de votre e-mail contient un ou deux mots, cela ne suscitera probablement pas leur intérêt. « Réunion de ventes ce vendredi : changement de lieu » est préférable à «Réunion de ventes ».
• Identifiez les pièces jointes afin que les destinataires ne passent pas à côté (ce qui arrive fréquemment). Lorsque vous envoyer des pièces jointes, essayez de bien choisir leur nom. Fichier 0001 et Fichier0002 ne veulent rien dire tandis que Q12014Ventes & Q22014Ventes permettent au lecteur de se diriger vers le fichier qu’il souhaite consulter en premier.
• Il est souvent plus facile de téléphoner. Décrire une situation en détail par e-mail est difficile. Ainsi, il est impossible de lancer des idées. Si vous devez transmettre un message compliqué, discutez-en en personne ou par téléphone et faites ensuite un résumé de la conversation, simplement, par e-mail afin de vous assurer que cela convient à tout le monde. SI vous avez de mauvaises nouvelles, une conversation en face à face ou un appel téléphonique est davantage souhaitable, même si vous pourriez vous sentir un peu mal à l’aise.
• Eloignez-vous un peu de votre ordinateur si un e-mail vous a contrarié ou irrité ou quelle que soit la raison, n’écrivez pas d’e-mail et ne l’envoyez à personne. Prenez l’air, dînez, écrivez la raison de votre contrariété sur un bout de papier, méditez pendant quelques minutes, tout sauf envoyer un e-mail. Le ton de ce que vous écrirez sera certainement désagréable… ce qui n’est jamais positif.
• Si votre chaîne d’e-mails devient longue, il est opportun de prendre le temps de faire un résumé. Qu’a-t-il été décidé ? Quelles sont les questions qui n’ont pas encore été résolues ? Est-ce que certaines personnes doivent être retirées de la chaîne d’e-mails ? Si vous ne résumez pas de longs e-mails, vous pourriez facilement passer à côté d’éléments importants.

 

Et son meilleur conseil: «N’écrivez jamais un e-mail que vous n’aimeriez pas voir figurer à la une d’un journal, ou si vous ne seriez pas fier de le montrer à votre mère, dans ce cas, réécrivez-le.»

Vous souhaitez tester vos capacités à rédiger des e-mails ? Alors envoyez un bref e-mail à info@www.orientaeuro.be afin de nous parler de la manière dont vous utilisez ou aimeriez utiliser vos talents et passions au travail (nous adorons les lire, n’hésitez pas). Nous nous engageons à vous renvoyer un feedback!