Zoals ik reeds zei, er zijn zogenaamde ‘coaches‘ voor bijna alles. Maar ik vond nog niemand die zichzelf opgaf als ‘e-mail coach’. Dus laat me enkele vanzelfsprekende maar behulpzame tips delen voor het schrijven van een e-mail – een middel even alledaags als gevaarlijk.

Het wordt goed beschreven in deze post van Bruce Mayhew (die, in feite, zijn cursus over e-mail schrijven promoot, maar het is aan jou om te beslissen of je dit nodig hebt), dus ik zal het wiel niet heruitvinden maar het slechts samenvatten:

1. Zeg Hallo, Goedemorgen of Goedemiddag. Negeer dit als je dezelfde persoon 20 of meer e-mails per dag stuurt.
2. Kom terzake. Nadat je Hallo of Goedemorgen hebt gezegd, zou je eerste zin de kern moeten zijn. Als je dit hebt uitgelegd, kan je achtergrond informatie verschaffen.
3. Antwoord altijd op e-mail, zeker als iemand wacht op de informatie die je hebt. Het is beleefd, tijdsbesparend en bouwt banden op als je antwoord.
4. Wees voorzichtig met “Antwoord Allen” of “Reply All”. Als er personen in het Cc: veld opgesomd zijn, overweeg dan of ze het moeten weten. Zo ja, gebruik “Reply All”, indien niet, antwoord dan enkel aan wie het wel moet weten.
5. Als je twee vragen krijgt, geef dan twee antwoorden. Als je meer tijd nodig hebt voor een van de vragen, antwoord op de eerste vraag en laat weten hoeveel tijd je nodig hebt voor het beantwoorden van de tweede vraag.
6. Denk aan de opmaak van je e-mail. Gebruik alinea’s en opsommingstekens.
7. Trek de aandacht van je lezers via de onderwerpregel van je e-mail. Als de onderwerp regel van je e-mail slechts één of twee woorden is, zal dit waarschijnlijk niet de aandacht trekken. “Salesmeeting” is zwak; “Vrijdag Salesmeeting: Locatie verandering” is veel beter.
8. Vermeld bijlagen. Dit verzekert dat de bijlage niet gemist wordt (iets wat vaak gebeurt). Als je bijlagen verstuurt, geef deze een toepasselijke naam. File0001 & File0002 betekenen niets, terwijl Q12014Sales & Q22014Sales je lezer toelaten om onmiddellijk naar de bijlage te gaan die hij eerst wil zien.
9. Het is vaak makkelijker om te telefoneren. Het is moeilijk om een gedetailleerde situatie te beschrijven via e-mail. Het is onmogelijk om te brainstormen. Als je een ingewikkelde boodschap hebt, bespreek deze persoonlijk of via de telefoon, en vat dan je conversatie samen in een simpel e-mailbericht om zeker te zijn dat iedereen akkoord gaat. Als je slecht nieuwe hebt, is een persoonlijk of telefoon gesprek een veel betere oplossing, ook al voel je je misschien wat oncomfortabel.
10. Wandel weg als je gefrustreerd of kwaad bent door een e-mail of door een andere reden. Schrijf geen e-mail en druk niet op “Verstuur” naar eender wie. Maak een wandeling, ga lunchen, schrijf je frustraties op een notitie of papier, doe 3 minuten ademhalingsoefeningen, doe eender wat behalve op “Versturen” drukken. Wat je ook schrijft, zal waarschijnlijk een onaangename toon hebben… wat nooit goed is.
11. Als je “e-mailketting” lang wordt, is het zeer efficiënt om op een bepaald moment samen te vatten. Wat is er beslist? Wat staat nog open? Kunnen sommige mensen verwijderd worden uit de e-mailketting. Als je een lange e-mail niet samenvat, is het gemakkelijk om belangrijke punten te missen.

 

En zijn beste tip: “Schrijf nooit een e-mail die je niet op de voorpagina van een krant zou willen. Als je niet trots zou zijn om de e-mail naar je moeder te sturen — herschrijf hem.“

 

Wil je je e-mailvaardigheden testen? Schrijf een korte e-mail naar info@www.orientaeuro.be en vertel ons over het huidig en vooropgesteld gebruik van je talenten en passies (maak je geen zorgen over onze tijd, we lezen dat graag). We beloven dat we je feedback zullen geven!